Voor een van mijn opdrachten werk ik aan het verbeteren van de interne communicatie. Een mooie opdracht, mede omdat interne communicatie nog in de kinderschoenen staat.

Al snel kon ik aan de slag met een quick win: berichtgeving op intranet. Veelal ontbreekt het ‘waarom’ van een beslissing of is onvoldoende duidelijk wat het doel is van een bericht. Daarom heb ik een aantal tips en tricks opgesteld om medewerkers te helpen. Uitgangspunt is niet om ze te trainen tot volwaardige redacteuren, maar ze te helpen om berichten te schrijven die leesbaarder en relevanter zijn. Een eerste stap om de organisatie communicatief slagvaardiger te maken.

Dit zijn de tips & tricks:

Inhoudelijke tips

1. Bepaal het doel

De eerste stap is vaststellen wat je wilt bereiken met jouw communicatie. Is het informeren, aanzetten tot actie, motiveren, successen delen? Kortom, er zijn allerlei redenen waarom je iets wilt communiceren. Stel dat duidelijk voor jezelf vast. Dat helpt je nl. bij het schrijven van het bericht.

2. Het waarom

Als je een actie vraagt medewerkers of vertelt over een genomen beslissing, leg dan uit waarom. Dat maak het voor medewerkers beter te begrijpen. Want als ze het niet begrijpen, veranderen ze zeker niet van houding en gedrag. Neem de lezer mee in jouw verhaal.

3. Geef complimenten, vertel successen, deel tips en best practices

Los van de zaken die je moet weten om je werk goed te doen, is het ook belangrijk dat je je werk met plezier doet. Publiceer daarom ook berichten die daar aan bijdragen: successen, complimenten van klanten, handige tips, een best practice, etc. Dit soort berichten geven energie en maken het leuker om bij je organisatie te werken.

Tips om de leesbaarheid van je bericht te vergroten

1. Aantrekkelijke titel/onderwerp

Dit is je binnenkomer. De titel moet de lezer uitnodigen om je bericht te lezen. Hoe duidelijker de titel, hoe sneller iemand jouw bericht gaat lezen.

2. Intro

Dit is de eerste alinea van je bericht. Hierin staat de kern van je bericht. Als dat niet duidelijk is, haakt de lezer al snel af. Een hulpmiddel dat ik zelf een keer heb geleerd, is het begin van de 5e symfonie van Beethoven “tatatataaaaa”. Dat is het effect dat je met de intro wilt bereiken.

3. Van belangrijk naar minder belangrijk

Je kunt je vast een voorstelling maken van de vroegere dorpsomroeper. Met een rol papier toog hij naar het dorpsplein en het papier afrollend las hij de boodschap voor. De belangrijkste berichten kwamen eerst en de minder belangrijke onderwerpen volgden later. Schrijf jouw bericht ook op die manier, dus op volgorde van belangrijkheid.

4. Kort en bondig

Beperk je tot de kern in het bericht. Hierdoor worden berichten korter en begrijpen medewerkers waar het om gaat. Hoe langer het artikel, hoe hoger de drempel om het bericht te lezen. Een kort en bondig bericht voorkomt ook het gevoel van informatie-overload.

5. Gebruik tussenkopjes

Een lange tekst is onaantrekkelijk om te lezen. Gebruik daarom tussenkopjes. De lezer krijgt zo in een oogopslag inzicht in het artikel en begrijpt waar het om gaat.
De tussenkopjes geven telkens de essentie van de alinea weer.

6. Opsommingen

Ook een lange alinea komt de leesbaarheid niet ten goede. Gebruik daarom opsommingen.

7. Actieve schrijfstijl

Een leesbare tekst is een actieve tekst. Gebruik daarom geen woorden als worden, zullen en moeten. En schrijf korte zinnen. Voorbeelden:

• “We komen er op datum XXXXXX op terug” in plaats van “We zullen er op terugkomen”.
• “In het trainingstraject besteden we aandacht aan…” in plaats van “In het trainingstraject wordt aandacht besteed aan…”.