Omgaan met het geven en ontvangen van feedback is moeilijk. We ervaren feedback al snel als persoonlijke kritiek en voelen ons aangevallen. Eén van de redenen hiervoor is dat we in veel gevallen niet weten hoe we het beste feedback kunnen geven of ontvangen. Op een verkeerde manier feedback geven maakt emoties los en het is lastig om daar op een goede manier mee om te gaan. Gelukkig is het omgaan met feedback te leren.
Workshop
Voor een opdrachtgever heb ik een workshop Omgaan met feedback ontwikkeld. Het doel van de workshop is om medewerkers handvatten mee te geven voor het geven en ontvangen van feedback en het vragen om feedback. Het is onderdeel van het verbeteren van de onderlinge communicatie en past bij de nieuwe missie en visie van deze organisatie. Om deze missie en visie te laten landen bij medewerkers, er mee aan de slag te gaan, het je eigen te maken en er over te praten, is het nodig dat je ook lastige situaties met elkaar bespreekbaar maakt. Op een goede manier omgaan met feedback kan hierbij helpen. Daarbij heb ik ook gekeken hoe ‘omgaan met feedback’ past bij de organisatie: Wat zijn de kernwaarden? Hoe is de cultuur en het communicatieklimaat? En hoe kan feedback geven hieraan bijdragen?
Redenen voor organisaties
Omgaan met feedback heeft verschillende voordelen voor organisaties, bijvoorbeeld:
- Medewerkers leren om voor elkaar open te staan
- Feedback draagt bij aan verbeteringen
- Medewerkers leren van elkaar
- Hierdoor komen medewerkers tot betere prestaties
- Medewerkers werken als een team samen
- Het draagt bij aan een prettige werksfeer
Redenen voor medewerkers
Ook voor medewerkers biedt het een aantal voordelen:
- Je hoeft niets op te kroppen als je zaken bespreekbaar maakt met collega’s
- Je kunt je werk beter uitvoeren
- Je werkt beter met collega’s samen
- Je krijgt (meer) plezier in je werk
Johari venster
Het Johari venster is een model dat helpt om onderlinge communicatie in beeld te brengen. Het model laat zien waar het bij feedback om gaat.
Een korte toelichting.
- Het open deel gaat over gedrag waarvan jijzelf bewust bent en wat anderen ook zien. Jouw beroep of hobby’s zijn een voorbeeld.
- Het verborgen deel is wat jij zelf (heel goed) weet, maar anderen niet. Voorbeeld: jouw adres of andere persoonlijke zaken.
- Het onbekende deel is wat jij zelf niet weet en wat anderen ook niet weten. In de loop van de jaren leer je misschien nieuwe dingen over jezelf. Je wordt ouder en doet nieuwe ervaringen op. Ik ontdekte op latere leeftijd dat ik netwerken erg leuk vind.
- Bij feedback gaat het om jouw blinde vlek. Wat zien anderen waar jij zelf niet van bewust bent maar wat wel reacties oproept. Dat kunnen goede eigenschappen zijn, of gedrag wat irritaties oproept. Feedback kan daarom confronterend zijn. Maar feedback op je blinde vlek geeft je de kans om er van te leren.
Soorten feedback
We onderscheiden twee soorten feedback. Allereerst de complimenterende feedback. Een medewerker spreekt zijn waardering uit voor positief gedrag van een andere medewerker. Heel belangrijk, want het belonen van goed gedrag wordt niet overal als vanzelfsprekend beschouwd. Complimenten zijn gericht op het bestendigen van het gewenste gedrag en creëren een klimaat voor de volgende soort feedback: helpende feedback.
Helpende feedback is een betere term dan het veelgebruikte negatieve feedback. Feedback is namelijk helemaal niet negatief omdat een van de doelen is om een ander (verder) te helpen. Helpende feedback is constructief en helpt leren en ontwikkelen. Helpende feedback is gericht op het veranderen van (ongewenst) gedrag.
Feedback geven
De volgende ‘regels’ helpen je om feedback te geven.
- Beschrijf concreet en veranderbaar gedrag
- Spreek vanuit de ik-persoon
- Vertel wat het gevolg is en wat het met jou doet
- Geef de ander gelegenheid om er over na te denken
- Laat de ander reageren en vragen stellen
- Zoek (eventueel) samen naar een oplossing
Feedback ontvangen
Deze punten helpen je bij het ontvangen van feedback.
- Luister actief
- Neem de tijd om de boodschap binnen te laten komen
- Bedank de feedbackgever
- Vertel wat het met je doet zonder in de verdediging te gaan
- Vraag waar nodig toelichting
- Zoek (eventueel) samen naar een oplossing
Feedback vragen
Je kunt ook om feedback vragen. Dit…
- … helpt je bij je eigen ontwikkeling
- … laat zien dat je de mening van de ander waardeert
- … leidt tot beter onderling begrip
- … leidt tot betere samenwerking
- … geeft een open en prettige sfeer
Do’s en don’ts
De volgende do’s en don’ts helpen je bij het omgaan met feedback.
Oefenen
Naast het bespreken van richtlijnen en tips gaat het natuurlijk vooral om het oefenen. De workshops heb ik daarom per afdeling gegeven, zodat iedere afdeling met eigen relevante cases kon oefenen. Daarnaast is de rol van de leidinggevende belangrijk. Stimuleert hij onderlinge feedback? Geeft hijzelf op een goede manier feedback? Coacht hij zijn medewerkers op dit gebied? Is omgaan met feedback een onderwerp van gesprek?
Een workshop helpt een afdeling op weg. Daarna is het belangrijk om feedback geven/ontvangen/vragen in de praktijk te brengen door onderlinge feedback aan te moedigen.